Como tratar não conformidades de forma eficaz

Quarta, 23 de junho de 2021  .  Leitura: 5 minutos

 

Primeiramente precisamos entender o que é uma não conformidade. Nos processos de auditorias ou durante o dia a dia da organização, podem ser detectadas a ocorrência de desvios de atendimento aos requisitos de processos ou produtos. O não atendimento a um requisito, é denominado Não Conformidade.

As não conformidades podem ser registradas pelo não atendimento a um requisito estabelecido pela própria organização, por uma legislação, ou ainda por requisitos estabelecidos pelo cliente.

Durante uma auditoria, o auditor busca evidências de atendimento desses requisitos e, caso identifique falhas em seu atendimento, registra uma não conformidade para que a organização possa identificar suas causas e tratar o problema.

O que o auditor faz quando identifica uma não conformidade?

Ao identificar o desvio de atendimento ao requisito, o auditor registra as evidências objetivas relativas ao problema detectado, listando documentos, materiais, registros, itens e qualquer outra informação relevante ao processo, área, serviço ou produto, onde a não conformidade foi identificada. A evidência objetiva suporta a não conformidade identificada, demonstrando sua existência e rastreabilidade.

Uma boa maneira de registrar uma não conformidade, é registrar o fato ocorrido, suas evidências objetivas, a contrariedade frente ao requisito que deveria ser atendido, e o próprio requisito. Isso permite que outro auditor qualificado chegue a mesma conclusão que o auditor que identificou a não conformidade inicialmente, e auxilia a organização em sua tratativa.
O passo seguinte deve ser a comunicação da não conformidade a organização auditada. Uma vez ciente da Não conformidade, a empresa deverá iniciar as análises de causas e os processos para adoção de correções e ações corretivas.

Tanto o auditor, quanto o auditado, devem ter em mente que as não conformidades não têm caráter punitivo. Elas são abertas para os processos e não para pessoas. Devem ser vistas pelo auditor e pela organização como grandes oportunidades de melhoria, além disso, a não conformidade materializa uma fragilidade do sistema de gestão, e sua tratativa auxilia a organização a lidar com os riscos de seu negócio.

Como tratar as não conformidades?


As não conformidades identificadas em uma auditoria devem ser tratadas, estabelecendo ações que evitem uma nova ocorrência do desvio.
De maneira geral, o tratamento de uma não conformidade envolve as seguintes etapas:
– Estabelecimento de uma ação de correção;
– Identificação da causa raiz (ou causas) da não conformidade;
– Adoção de ação corretiva;
– Realização da abrangência da ação corretiva;
– Verificação de sua eficácia.