A Gestão do tempo é um dos principais desafios no home office, visto que nesse modelo as distrações aumentam exponencialmente, as reuniões se tornam infinitas e a gestão de comando e controle se torna insustentável. A cada dia mais líderes e colaboradores se sentem esgotados neste momento de isolamento, mas será que o trabalho aumentou ou é a dificuldade de manter o foco, no ambiente remoto, que gera essa sensação de sobrecarga?
Alguns podem estar se perguntando: como assim falta de foco, se eu fico 12 horas sentado na frente do computador todos os dias? Pois bem, foco não se trata de quanto tempo passamos na frente do computador, mas sim, do quanto estamos concentrados nas tarefas que fazemos. Pesquisas científicas descobriram que uma simples
interrupção pode nos custar 23 minutos para recuperarmos a concentração.
A interrupção pode ser um whatsapp, uma ligação, um e-mail, uma reunião, etc. Agora faça as contas, se você é interrompido 3 vezes durante o dia, você terá gasto 1 hora e 6 minutos somente para recuperar o seu foco em determinada atividade.
Além disso, você provavelmente está pensando: “mas eu não sou interrompido somente 3 vezes por dia, isso acontece com muito mais frequência”, e você está correto, pois segundo um estudo de Gloria Mark e a Humboldt University, na Alemanha, em nosso mundo contemporâneo somos interrompidos em média a cada 3 minutos e meio. Ou seja, você tem gasto grande parte do seu tempo e energia somente tentando recuperar a sua concentração, sem sucesso, e sua produtividade está indo de mal a pior. Desta forma, para você conseguir reduzir as interrupções, em primeiro lugar, você deve reconhecer quais são as suas origens. São os e-mails? Os telefonemas? As notificações do celular? A falta de planejamento e priorização das atividades? Quanto mais nos tornamos conscientes da origem das interrupções, mais conseguimos gerenciá-las de forma eficiente.
Veja 5 dicas de como você pode reduzir algumas interrupções e aumentar a sua produtividade:
1. Evite ser multitarefa: A multitarefa é uma grande ilusão. Ela reduz a sua concentração, faz com que você perca tempo alternando entre as atividades e reduz a qualidade do seu trabalho.
2. Divida sua jornada de trabalho em blocos: De acordo com Steve Glaveski da Harvard Business Review, “Dar uma olhadinha” em qualquer coisa, mesmo que por um décimo de segundo, pode resultar em uma perda de produtividade em 40% ao longo de um dia. Desta forma, ao invés de conferir o e-mail, ou as mensagens
instantâneas o tempo todo ou conforme elas chegam, você deve definir horários predeterminados para isso, bem como também definir espaços para a concentração e execução de cada uma de suas atividades individualmente.
3. Desative notificações e utilize o não perturbe: Desative as notificações para não correr o risco de cair em tentação e sinalize que você está concentrado e não pode falar naquele momento, nos aplicativos de conversas instantâneas. Essas duas ações ajudarão muito a reduzir as interrupções.
4. Faça pausas: A cada 1 hora de trabalho é recomendado que seja feita uma pausa fora do ambiente virtual, como pegar um café, conversar com algum colega de trabalho ou membro da sua família, dependendo do ambiente em que você estiver, ou até mesmo desfrutar de alguns minutos olhando pela janela. Esses intervalos ajudam a reduzir o estresse, estimulam a criatividade e aumentam a concentração.
5. Priorize: Nem todas as tarefas têm a mesma importância. Não é porque você respondeu 100 e-mails hoje, que você foi produtivo. O que de fato precisava ser feito? O que você fez/entregou? Reflita e defina as suas prioridades adequadamente. Lembre-se: O trabalho é ilimitado, mas o seu tempo não é. Priorização é fundamental e isso te ajudará a focar no que precisa ser feito e não se preocupar tanto com outras interrupções.
Mesmo seguindo essas dicas, você ainda poderá sofrer interrupções e ou precisar mudar o seu foco. Quando isso acontecer, crie um “plano de retomada”, pois segundo Sophie Leroy, PhD em comportamento organizacional, nosso cérebro tem dificuldade para desviar a atenção entre tarefas, fazendo com que a nossa atenção permaneça na tarefa interrompida, ao invés de mudar para a nova atividade. Nessas situações, antes de mudar de atividade, faça anotações sobre a tarefa
interrompida, assim, você conseguirá prestar mais atenção na nova prioridade.
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